Minska störningsmomenten så att Du kan fokusera till 100% på en arbetsuppgift åt gången.

Om Du genomfört de jag beskrivit, så här långt, så borde Du redan märkt att tillvaron blivit betydligt trivsammare med kontroll över vad som ska göras och när samt att Du blivit av med oron över att glömma bort viktiga saker.

Nu är det dags att gå vidare med nästa fas i arbetet med att bli effektivare.
Ett skrivbord överfullt med post-it lappar runt tangentbordet är störningsmoment som minskar effektiviteten. Skälet till att De finns där är att Du inte ska glömma bort den aktivitet som varje papper påfordrar. Om Du arbetar med Aktivitetslistan, Projektlistan och Din kalender då behövs inte dessa påminnelser som hela tiden stör in fokusering på en arbetsuppgift åt gången. Post-it lapparna kan Du kasta under förutsättning att Du skrivit upp aktiviteten på aktivitetslistan.

Eftersom alla aktiviteter ska vara och är nedskrivna på Aktivitetslistan så behöver Du inte alla högar på skrivbordet som påminnelser på vad som ska göras. Högarna utgör nu bara ett störande moment och det finns en uppenbar risk att Du börjar plocka arbetsuppgifter ur högarna igen istället för att titta på Dina prioriteringar med siffran 1 i Aktivitetslistan. Observera att Du ska inte jobba med dubbla system därför att tilltron till Aktivitetslistan går då förlorad och Du är snabbt tillbaka på ruta ett. Allt Du gjort så här långt blir då meningslöst och utgör då bortkastad tid. Var ska jag lägg alla papper? Det enklaste systemet är att lägga dem i en skrivbordslåda så att Du inte ser dem när Du arbetar. Du måste börja lita på att Aktivitetslistan och Din kalender ger Dig de påminnelser Du behöver.

Ett mer avancerat och bättre arkiveringssystem är att använda så kallade hängmappar.
Du behöver sammanlagt 44 stycken hängmappar. På en hängmapp sätter Du etiketten ”Väntar på”. På 31 stycken hängmappar sätter Du etiketterna 1-31 och det representerar samtliga dagar i en månad. På 12 stycken hängmappar sätter Du etiketterna jan-dec.

Nu är det bara att sortera in alla papper från skrivbordet i lämplig hängmapp. Om Du vill bli påmind genom att se ett papper den 12 denna månad då placerar Du pappret i hängmappen med etiketten 12. Om Du har fått en dagordning till ett möte den 24 denna månad så placerar Du dagordningen och alla andra papper som Du ska ta med Dig till mötet i hängmappen med etiketten 24. Om Du vill bli påmind i månad oktober placerar Du pappret i hängmappen med etiketten oktober. När Du kommer till den sista veckogenomgången i september månad så tar Du fram oktobermappen och sorterar pappren i respektive dag:s hängmapp.

Alla papper där Du väntar på besked från någon annan innan Du kan göra något åt pappret placerar Du i mappen ”Väntar på”. Varje veckogenomgång bläddrar Du igenom innehållet i hängmappen ”Väntar på” för att bedöma om Du behöver skicka en påminnelse till någon.

Nu kommer det viktigaste. Du MÅSTE varje dag plocka fram pappren i den dagens hängmapp. Du måste skapa den rutinen om systemet ska fungera. Lägg gärna fram nästa dags hängmapp på skrivbordet när Du avslutar dagens arbete.

🙂 Krister

 

———————————————————————————————————————————————————————

Creative Commons-licens
JKF Time Management av Krister Frost/JKF UTBILDNING är licensierad under en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-IngaBearbetningar 2.5 Sverige licens.
Based on a work at www.jkfblogg.se.

 

Leave a Reply

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.

© 2019 Suffusion theme by Sayontan Sinha