Löven på träden börjar så sakteliga bli gula och kommer snart att falla ned på marken. Ett säkert tecken på att sommaren börjar gå mot sitt slut och att hösten är i antågande. Dessa, naturens tecken, kommer varje år med automatik och om Du har koll på läget rörande Dina åtaganden inför hösten så kommer det att flyta på som vanligt. En del av våra åtaganden återkommer varje år vid samma tidpunkt. Om Du har lagt in dem i JKF-Time programmet så får Du automatiskt en påminnelse i god tid före deadline och Du slipper obehagliga överraskningar. Att gå in i hösten med koll på läget är skönt och skapar utrymme för nya intressanta projekt och utmaningar. Somliga säger att en planerad tillvaro skapar för lite utrymme för spontanitet men det är i själva verket tvärtom. En planerade tillvaro skapar förutsättningar för spontanitet genom att Du inte behöver oroa Dig för att överraskningar ska dyka upp.

Om Du vill lär Dig mer om JKF-Time Management titta på våra YouTube filmer här.

Om Du inte har tillgång till JKF-Time programmet kontakta oss här.

Om Du vill prenumerera på JKF-Time Boost registrera Dig här.

Trevlig helg 🙂
Krister Frost

Människans hjärna är fantastisk, men den är inte speciellt bra på att lagra ”att göra” listor och att skicka påminnelser. Om Du har något viktigt som Du ska göra om kanske en vecka eller ännu senare. Så kommer hjärnan att skicka påminnelser gång på gång till Ditt medvetande för att försäkra sig om att Du inte glömmer bort det viktiga åtagandet. Varje gång en sådan påminnelse skickas så blir Du ”störd” och tappar lite fokus på det Du håller på med just då. Om det är så att Du vaknar mitt i natten med en tanke ”…jag får inte glömma att göra…”  då är det verkligen dags att se över Ditt påminnelse system.
Din hjärna behöver lugn och ro och total avkoppling från uppgifter som den inte är bra på för att Du ska kunna utnyttja Din hjärnas fulla kapacitet.
Om Du använder ett pålitligt påminnelsesystem som Du verkligen litar på, då kan Du koppla av och njuta mer av tillvaron.

JKF-Time programmet är ett verktyg som Du och Din hjärna behöver.

Om Du vill lär Dig mer om JKF-Time Management titta på våra YouTube filmer här.

Om Du inte har tillgång till JKF-Time programmet kontakta oss här.

Trevlig helg 🙂
Krister Frost

Det spelar ingen roll hur fort Du springer om Du inte vet åt vilket håll du ska springa för att nå målet.

Nu är det sista fredagen den här månaden och det vore nog bra att passa på att göra en månadsgenomgång av Dina åtaganden. Öppna JKF-Time programmet och öppna därefter Dina viktigaste fokusområden. Titta igenom vilka aktiviteter som finns registrerade under respektive fokusområde. Tänk igenom om de registrerade aktiviteterna är de som snabbast kommer att leda Dig framåt mot Dina mål i respektive fokusområde. Lägg till respektive ta bort aktiviteter så att Du känner att Du har kontroll över området. När det är gjort kommer Du att må bättre och Du kan med gott samvete ta lite ledigt över helgen

Om Du inte har tillgång till JKF-Time programmet kontakta oss här.

Om Du vill prenumerera på JKF-Time Boost registrera Dig här.

Trevlig helg 🙂
Krister Frost

Veckogenomgång,
ett bra sätt att hålla sig uppdaterad!

Fördelen med att planera nästa veckas aktiviteter redan idag, fredag em, är att Du blir mentalt bättre förberedd när aktiviteterna väl ska utföras, vilket i allmänhet leder till bättre resultat.
(”Strutsmetoden” – stoppa huvudet i sanden är ingen bra metod)

I JKF-Time programmet får Du varje måndag morgon ett mail med de aktiviteter angivna där Du har ett påminnelsedatum som passerats eller datumet ligger inom 8 dagar.
Om Du tittar i senaste mailet, som kom i måndags, så ser Du där Dina åtaganden. Öppna programmet och stäng de aktiviteter som redan utförts. När Du ändå är inloggad, 🙂 , ta en snabb titt på kommande aktiviteter och omvärdera de aktiviteter som har påminnelsedatum inom 10 kalenderdagar. Ändra datum på de aktiviteter som Du inte vill få med i måndagens mail.

Tänk vad skönt det blir på måndag morgon när Du slipper överraskningar i påminnelsemailet !

Om Du inte har tillgång till JKF-Time programmet kontakta oss här.

Om Du vill prenumerera på JKF-Time Boost registrera Dig här.

Trevlig helg 🙂
Krister Frost

Har Du koll ?

Att skapa sig en överblick över alla sina åtaganden är en nödvändighet om Du skall kunna prioritera ”rätt”, det vill säga göra det viktigaste för att uppfylla Dina mål snabbast.

Hur skapar Du en överblick?

Det första steget är att skriva in alla ärenden i JKF-Time programmet.
Därefter organiserar Du informationen i olika focusområden.
När det är klart kan Du äntligen få en överblick över Dina åtaganden.

Om Du inte har tillgång till JKF-Time programmet kontakta oss här.

Trevlig helg 🙂
Krister Frost

Ett veckobrev för Dig som använder JKF-Time Management eller som bara är intresserad av att bli lite effektivare på jobbet och privat 🙂
Om Du vill registrera Dig för att få utskicken klicka på loggan
Logga-Time-transparant

 

Nu lanserar vi JKF-Time Management
Logga-Time-transparant

Titta på filmen så får Du en överblick över vad JKF-Time Management är

Det här är det sista blogginlägget i en serie av totalt nio stycken rörande Time Management.

Att ändra en vana tar lång tid. Det kan ta flera månader (ibland år) innan det blir helt automatiskt att systematisera sitt arbete enligt den modell som jag beskrivit i tidigare blogginlägg. Det är ganska troligt att Du gång på gång kommer att falla tillbaka i den gamla vanan med växande högar på skrivbordet och återkommande tankar av typen ”Jag får inte glömma bort att….”. Men om Du bestämt Dig för att genomföra förändringen så kommer Du att lyckas och belöningen blir en mycket trivsammare tillvaro där Du har ”koll på läget”.

Om och när Du faller tillbaka till den gamla vanan är det bara att ta papper efter papper och föra in aktiviteterna och projekten i respektive listor samt att placera pappren i rätt hängmapp och Du är ganska snabbt inne i systemet igen.

Kom ihåg att ”Det högsta är ej att aldrig falla, utan att resa sig efter varje fall”.

I blogginlägg nr fem lovade jag att återkomma i frågan om vad som bör styra de prioriteringar som Du ska göra i aktivitetslistan. Det finns naturligtvis inget rätt eller fel när det gäller vilka prioriteringar Du gör. Alla människor prioriterar olika. Det finns däremot en möjlig systematik som Du kan följa. Systematiken går ut på att Du ska prioritera utifrån de övergripande mål som Du bestämt Dig för att sträva emot. Det betyder att Du måste börja med att fundera över vilka övergripande mål Du har med livet och när Du har bestämt dessa mål då blir det mycket enklare att sätta de olika prioriteringssiffrorna i aktivitetslistan så att Du på bästa möjliga sätt uppnår Dina övergripande mål.

Den här serien av blogginlägg utgör en introduktion i ämnet Time Management. Om Du vill lära Dig mer om systematiken och vad som ligger bakom de olika momenten samt hur systemet kan utvecklas för att passa Dina behov rekommenderar jag Dig att Du anmäler Dig till ett 2-timmars JKF-Webinarium. För mer information klicka på länken Information

🙂 Krister

 

———————————————————————————————————————————————————————

Creative Commons-licens
JKF Time Management av Krister Frost/JKF UTBILDNING är licensierad under en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-IngaBearbetningar 2.5 Sverige licens.
Based on a work at www.jkfblogg.se.

 

Minska störningsmomenten så att Du kan fokusera till 100% på en arbetsuppgift åt gången.

Om Du genomfört de jag beskrivit, så här långt, så borde Du redan märkt att tillvaron blivit betydligt trivsammare med kontroll över vad som ska göras och när samt att Du blivit av med oron över att glömma bort viktiga saker.

Nu är det dags att gå vidare med nästa fas i arbetet med att bli effektivare.
Ett skrivbord överfullt med post-it lappar runt tangentbordet är störningsmoment som minskar effektiviteten. Skälet till att De finns där är att Du inte ska glömma bort den aktivitet som varje papper påfordrar. Om Du arbetar med Aktivitetslistan, Projektlistan och Din kalender då behövs inte dessa påminnelser som hela tiden stör in fokusering på en arbetsuppgift åt gången. Post-it lapparna kan Du kasta under förutsättning att Du skrivit upp aktiviteten på aktivitetslistan.

Eftersom alla aktiviteter ska vara och är nedskrivna på Aktivitetslistan så behöver Du inte alla högar på skrivbordet som påminnelser på vad som ska göras. Högarna utgör nu bara ett störande moment och det finns en uppenbar risk att Du börjar plocka arbetsuppgifter ur högarna igen istället för att titta på Dina prioriteringar med siffran 1 i Aktivitetslistan. Observera att Du ska inte jobba med dubbla system därför att tilltron till Aktivitetslistan går då förlorad och Du är snabbt tillbaka på ruta ett. Allt Du gjort så här långt blir då meningslöst och utgör då bortkastad tid. Var ska jag lägg alla papper? Det enklaste systemet är att lägga dem i en skrivbordslåda så att Du inte ser dem när Du arbetar. Du måste börja lita på att Aktivitetslistan och Din kalender ger Dig de påminnelser Du behöver.

Ett mer avancerat och bättre arkiveringssystem är att använda så kallade hängmappar.
Du behöver sammanlagt 44 stycken hängmappar. På en hängmapp sätter Du etiketten ”Väntar på”. På 31 stycken hängmappar sätter Du etiketterna 1-31 och det representerar samtliga dagar i en månad. På 12 stycken hängmappar sätter Du etiketterna jan-dec.

Nu är det bara att sortera in alla papper från skrivbordet i lämplig hängmapp. Om Du vill bli påmind genom att se ett papper den 12 denna månad då placerar Du pappret i hängmappen med etiketten 12. Om Du har fått en dagordning till ett möte den 24 denna månad så placerar Du dagordningen och alla andra papper som Du ska ta med Dig till mötet i hängmappen med etiketten 24. Om Du vill bli påmind i månad oktober placerar Du pappret i hängmappen med etiketten oktober. När Du kommer till den sista veckogenomgången i september månad så tar Du fram oktobermappen och sorterar pappren i respektive dag:s hängmapp.

Alla papper där Du väntar på besked från någon annan innan Du kan göra något åt pappret placerar Du i mappen ”Väntar på”. Varje veckogenomgång bläddrar Du igenom innehållet i hängmappen ”Väntar på” för att bedöma om Du behöver skicka en påminnelse till någon.

Nu kommer det viktigaste. Du MÅSTE varje dag plocka fram pappren i den dagens hängmapp. Du måste skapa den rutinen om systemet ska fungera. Lägg gärna fram nästa dags hängmapp på skrivbordet när Du avslutar dagens arbete.

🙂 Krister

 

———————————————————————————————————————————————————————

Creative Commons-licens
JKF Time Management av Krister Frost/JKF UTBILDNING är licensierad under en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-IngaBearbetningar 2.5 Sverige licens.
Based on a work at www.jkfblogg.se.

 

Du har nu skapat en aktivitetslista och en projektlista. Du har gjort en prioritering av alla aktiviteter som visar vad som ska göras denna vecka och vad som bör göras denna månad. De övriga aktiviteterna har Du ”skjutit på framtiden”. Eftersom vi har valt periodlängden 1 vecka på det som prioriterades som nummer 1 så betyder det att Du i slutet av varje vecka måste gå igenom hela listan och göra nya prioriteringar för vad som ska göras nästa vecka. Om du gör veckogenomgången på fredag, lördag eller söndag spelar mindre roll. Det viktiga är att när nästa vecka startar så ska du veta vilka aktiviteter Du ska göra den veckan.

Genom att regelbundet, en gång per vecka, gå igenom och  se över Dina prioriteringar så kan Du lita på att listan hela tiden hålls aktuell och Du kommer inte att belasta hjärnan med tankarna:
Jag får inte glömma att…….
Jag borde ha……
Det har jag glömt att…..

Vad det handlar om är att skapa en arbetsmiljö för hjärnan som göra att den kan fokusera på en sak i sänder och inte störas av alla energiförstörande ”Jag får inte glömma att…” tankar. Om du kan fokusera på bara en sak åt gången så kommer kvalitén på Ditt arbete att bli högre och arbetet kommer att utföras på kortare tid. Om Du till det lägger det faktum att Du arbetar med ”rätt aktiviteter” enligt Din prioritering så kommer Du att öka Din effektivitet. Vilket var målsättnigen med hela projektet.

Acceptera att Du inte kan göra fler saker samtidigt. Du kan bara göra en sak åt gången och varje gång Du avbryter en aktivitet och går emellan med en tanke avseende en annan aktivitet, som helt plötsligt ”dök upp” i hjärnan och Du sedan ska gå tillbaka till den oavslutade aktiviteten då får Du en ”ställtid”, igångkörningstid, för att hitta den röda tråden igen och den ”ställtiden” är en ren effektivitetsförlust. Hade inte hjärnan blivit störd så hade Du inte haft ”ställtiden”.

Det Du måste göra, för att bli effektivare, är att minska störningsmomenten. En aktivitetslista, projektlista och en kalender är, under förutsättning att de innehåller ALLT, det bästa botmedlet mot störande tankar.

🙂 Krister

 

———————————————————————————————————————————————————————

Creative Commons-licens
JKF Time Management av Krister Frost/JKF UTBILDNING är licensierad under en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-IngaBearbetningar 2.5 Sverige licens.
Based on a work at www.jkfblogg.se.

 

© 2018 Suffusion theme by Sayontan Sinha