Du har nu skapat en aktivitetslista och en projektlista. Du har gjort en prioritering av alla aktiviteter som visar vad som ska göras denna vecka och vad som bör göras denna månad. De övriga aktiviteterna har Du ”skjutit på framtiden”. Eftersom vi har valt periodlängden 1 vecka på det som prioriterades som nummer 1 så betyder det att Du i slutet av varje vecka måste gå igenom hela listan och göra nya prioriteringar för vad som ska göras nästa vecka. Om du gör veckogenomgången på fredag, lördag eller söndag spelar mindre roll. Det viktiga är att när nästa vecka startar så ska du veta vilka aktiviteter Du ska göra den veckan.

Genom att regelbundet, en gång per vecka, gå igenom och  se över Dina prioriteringar så kan Du lita på att listan hela tiden hålls aktuell och Du kommer inte att belasta hjärnan med tankarna:
Jag får inte glömma att…….
Jag borde ha……
Det har jag glömt att…..

Vad det handlar om är att skapa en arbetsmiljö för hjärnan som göra att den kan fokusera på en sak i sänder och inte störas av alla energiförstörande ”Jag får inte glömma att…” tankar. Om du kan fokusera på bara en sak åt gången så kommer kvalitén på Ditt arbete att bli högre och arbetet kommer att utföras på kortare tid. Om Du till det lägger det faktum att Du arbetar med ”rätt aktiviteter” enligt Din prioritering så kommer Du att öka Din effektivitet. Vilket var målsättnigen med hela projektet.

Acceptera att Du inte kan göra fler saker samtidigt. Du kan bara göra en sak åt gången och varje gång Du avbryter en aktivitet och går emellan med en tanke avseende en annan aktivitet, som helt plötsligt ”dök upp” i hjärnan och Du sedan ska gå tillbaka till den oavslutade aktiviteten då får Du en ”ställtid”, igångkörningstid, för att hitta den röda tråden igen och den ”ställtiden” är en ren effektivitetsförlust. Hade inte hjärnan blivit störd så hade Du inte haft ”ställtiden”.

Det Du måste göra, för att bli effektivare, är att minska störningsmomenten. En aktivitetslista, projektlista och en kalender är, under förutsättning att de innehåller ALLT, det bästa botmedlet mot störande tankar.

🙂 Krister

 

———————————————————————————————————————————————————————

Creative Commons-licens
JKF Time Management av Krister Frost/JKF UTBILDNING är licensierad under en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-IngaBearbetningar 2.5 Sverige licens.
Based on a work at www.jkfblogg.se.

 

Nu har Du, utifrån Dina prioriteringar, en rangordnad lista avseende Dina aktiviteter. Om listan ska bli till någon nytta i vardagen så måste Du ha tillgång till den hela tiden. Ett sätt att lösa det på är att Du öppnar ett gratiskonto på Dropbox (www.dropbox.com). Du kan då ansluta alla Dina datorer, på jobbet, hemma, bärbara datorer m.m. till samma Dropbox konto och det innebär att Du kan spara Excelfilen med Din aktivitetslista under en mapp i Dropboxen och Du kan ändra i filen från vilken dator som helst och filen i alla andra datorer kommer automatiskt att bli uppdaterad med den senaste ändringen. Du kan även installera en gratis  Dropbox App i Din iphone och Android telefon. Vilket innebär att Du kan komma åt och uppdatera Din aktivitetslista även från Din smartphone.

Placera en länk till filen på Ditt skrivbord och öppna filen varje gång Du slår på datorn. Låt filen var öppen under hela arbetsdagen så att den blir lättillgänglig. Alternativt kan Du göra en inställning i datorn så att filen öppnas automatiskt när Du slår på datorn.

Ett annat bra sätt att hantera listan på är att markera alla aktiviteter med prioritering 1 och skriva ut de markerade aktiviteterna på ett papper. Stryk sedan över aktivitet efter aktivitet i takt med att Du utför uppgifterna.

När alla aktiviteterna är utförda kommer Du att få uppleva en skön känsla av tillfredsställelse. Att Du har kontroll över Dina åtaganden och att Du har gjort rätt saker med den begränsade tillgången till tid, dygnet har bara 24 timmar, som vi alla trots allt har. Om Du gjort förarbetet med prioriteringar och fört upp alla aktiviteter på listan så har Du eliminerat risken att något blir bortglömt och om den risken är eliminerad så kommer Du aldrig att belasta hjärnan med tankarna ”Jag borde ha……Det har jag glömt att….”.

Det är naturligtvis viktigt att Du så fort någon ny uppgift dyker upp i tankarna eller Du säger ja till ett nytt åtagande att Du direkt skriver in aktiviteten i listan och sätter en prioriteringssiffra framför aktiviteten. Siffran 1 betyder att aktiviteten ska utföras denna vecka, siffran 2 betyder att aktiviteten bör utföras denna månad och siffran 3 betyder att aktiviteten skjuts på framtiden.

Om Du inte hela tiden, dagligen, håller listan uppdaterad så kommer den snabbt att förlora sin primära uppgift det vill säga att avlasta hjärnan från energikrävande meningslösa tankar.

Kontinuerlig tillgång till aktivitetslistan är en förutsättning för att systemet ska fungera.

🙂 Krister

 

———————————————————————————————————————————————————————

Creative Commons-licens
JKF Time Management av Krister Frost/JKF UTBILDNING är licensierad under en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-IngaBearbetningar 2.5 Sverige licens.
Based on a work at www.jkfblogg.se.

 

Du har nu två listor, en som visar aktiviteter i kolumn E och en som visar projekt i kolumn F. Listan över aktiviteter i kolumn E kanske innehåller 40 – 80 poster. Vilket är mer än vad Du kommer att hinna utföra innan nya poster tillkommer. Det betyder att listan aldrig kommer att vara tom det är snarare så att listan kommer att växa i framtiden. Hur ska du hantera detta? Syftet med listan var att avlasta hjärnan med de störande återkommande tankarna, ”jag får inte glömma att…..”. Svaret på frågan finns i ett enda ord PRIORITERA.

Hur ska ett fungerande prioriteringssystem se ut. Du kan inte varje gång som Du ska göra en ny uppgift läsa igenom hela listan på 80 poster. Det skulle ta för mycket energi vilket inte var syftet med listan. Ett alternativ är att göra, som många människor gör, dvs. låta yttre omständigheter prioritera åt Dig, ”den som skriker högst kommer att få ”sin” aktivitet utförd. Ett annat alternativ är att slumpmässigt välja en aktivitet från listan. Båda dessa alternativen är dock ineffektiva. Nu ska Du få ett tredje och bättre alternativ.

Gå till cellen D1 och skriv med fet stil och versaler PRIORITET

Gå nu igenom samtliga aktiviteter som du skrivit ned i kolumnen E och skriv en av följande tre prioritetssiffror 1, 2 eller 3 i kolumnen D på samma rad som respektive aktivitet. Siffran 1 betyder att aktiviteten ska utföras denna vecka, siffran 2 betyder att aktiviteten bör utföras denna månad och siffran 3 betyder att aktiviteten skjuts på framtiden.

Vilken siffra ska Du då välja? Lita på Din ”intuitiva magkänsla” till att börja med. Jag kommer i ett senare inlägg att utveckla resonemangen runt vad som bör styra prioriteringarna. Men inledningsvis räcker det med den ”intuitiva magkänslan”.

När Du skrivit ned siffror på alla aktiviteter är det dags att sortera listan enligt följande ordning. Sortering  kolumn D i fallande sifferordning (3 först därefter 2 och sist 1).

🙂 Krister

 

———————————————————————————————————————————————————————

Creative Commons-licens
JKF Time Management av Krister Frost/JKF UTBILDNING är licensierad under en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-IngaBearbetningar 2.5 Sverige licens.
Based on a work at www.jkfblogg.se.

 

Nu består din lista av kanske mellan 50 och 100 aktiviteter som du gärna vill/ska/borde utföra.

Nu startar arbetet med att strukturera listan så att den blir ett användbart arbetsredskap. Kom ihåg att listan är inget självändamål. Listan ska göras användbar så att den blir till ett ovärderligt hjälpmedel i din vardag.

Vi ska börja med att lyfta ut samtliga Projekt från listan och skapa en egen Projektlista. Med projekt menas ett mål, ett slutresultat, som kräver fler än en aktivitet för att fullbordas.

Gå till cellen F1 och skriv med fet stil och versaler PROJEKT.

Gå nu igenom samtliga aktiviteter som du skrivit ned i kolumnen E och skriv projektnamnet på samma rad men i kolumnen F för de aktiviteter som är en del av ett projekt. Kontrollera att den nedskrivna aktiviteten är den första åtgärd som ska genomföras för att projektet ska gå framåt. Om Du måste ändra aktiviteten gör det nu. Det är viktigt att den nedskrivna aktiviteten är det första som måste göras för att få projektet att rulla mot målet, dvs. projektets fullbordan. Försök visualisera projektets fullbordan så att du ”känner” målet.

🙂 Krister

 

———————————————————————————————————————————————————————

Creative Commons-licens
JKF Time Management av Krister Frost/JKF UTBILDNING är licensierad under en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-IngaBearbetningar 2.5 Sverige licens.
Based on a work at www.jkfblogg.se.

 

Ett kalkylprogram som t.ex. Microsoft Excel fungerar perfekt för att administrera ”Att göra listor”. Naturligtvis går det lika bra att använda gratis kalkylprogrammet i Open Office eller vilket annat kalkylprogram som helst. Jag föredrar att använda ett kalkylprogram framför ett ordbehandlingsprogram därför att kalkylprogrammen möjliggör enkla sorteringar och filtreringar vilket kommer att visa sig vara guld värt när ”Att göra listan” växer i omfång. Vilket den snabbt kommer att göra.

Gå till cellen E1 och skriv med fet stil och versaler AKTIVITETER.

Töm därefter Din hjärna med alla ”Att göra” saker som du kan komma på och skriv ned dem en efter en i cellerna E2, E3, E4 och så vidare. Fortsätt därefter med att gå igenom alla högarna på skrivbordet, avlastningsbordet och i bokhyllan. Skriv ned alla uppgifterna som du måste, ska eller vill utföra. Bry dig inte om ordningsföljden. Det har ingen betydelse om det kommer en mindre viktig sak före en mer viktig sak. Prioriteringarna tar vi hand om senare. Det spelar ingen roll om det rör arbetet eller om det är privata ”Att göra saker”. Det du ska göra på bestämda tider t.ex. sammanträden, besök, resor ska du skriva in i din kalender istället för i Aktivitetslistan.

Beroende på din arbetssituation så kan det här ta en timma, flera timmar eller kanske flera dagar. Det viktiga är att du får med allt. Så fort nya saker dyker upp i din hjärna så fyller Du på listan. Om du går emellan och avslutar en del saker så tar du bort dem från listan eftersom listan är ett levande dokument inte en historiebeskrivning över vad du gjort.

Du har nu tagit det första lilla stapplande steget mot ett helt nytt organiserat och mer effektivt liv.

🙂  Krister

 

———————————————————————————————————————————————————————

Creative Commons-licens
JKF Time Management av Krister Frost/JKF UTBILDNING är licensierad under en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-IngaBearbetningar 2.5 Sverige licens.
Based on a work at www.jkfblogg.se.

 

Det första jag gjorde var att gå igenom vad som skrivits i ämnet och det visade sig vara en ansenlig mängd litteratur och artiklar på nätet. Det ges också ett stort antal kurser i ämnet Time Management eller Personlig effektivitet och det verkar som om flera författare och föreläsare försöker hitta på egna namn och benämningar på i grunden samma koncept; en förteckning över uppgifter som ska göras.

Jag har tidigare som så många andra använt mig av systemet ”högar på skrivbordet, högar på avlastningsbordet och högar i bokhyllan” i kombination med post-it lappar samt Outlook kalendern i datorn som påminnelser på det som ska göras. När mängden uppgifter passerar en kritisk volym så fungerar inte systemet längre. Skälet till att det inte fungerar är att högarna blir så stora och så många vilket det leder till att man för sällan bläddrar igenom dem och då kommer viktiga påminnelser på uppgifter som ska göras att försvinna i mängden av papper. Systemet blir inte pålitligt och du tvingas återigen att belasta hjärnan med tankarna ”jag får inte glömma att…..”.
Det är också oerhört ”energiförstörande” att dagligen se alla dessa högar som tenderar att bli ett konstant dålig samvete.

Jag tror att det första man måste göra är att hitta ett system som du själv, eller snarare din hjärna, kan lita på för att du därmed ska kunna fokusera på en sak i taget och koppla bort de störande återkommande tankar, ”jag får inte glömma att…..”.

Hur ska systemet se ut?

🙂 Krister

———————————————————————————————————————————————————————

Creative Commons-licens
JKF Time Management av Krister Frost/JKF UTBILDNING är licensierad under en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-IngaBearbetningar 2.5 Sverige licens.
Based on a work at www.jkfblogg.se.

 

Återkommande tankar:
Jag får inte glömma att…….
Jag borde ha……
Det har jag glömt att…..

Känner Du igen Dig?
Hur ofta dyker dessa tankar upp hos Dig?
Är det någon gång då och då, någon gång per vecka, dagligen eller i stort sätt hela tiden? Har det blivit oftare och oftare den senaste tiden?

För mig blev det oftare och oftare och jag insåg att jag måste göra något åt det. Det tog helt enkelt för mycket energi och viktiga saker blev gjorda för sent. Än värre en del saker blev inte gjorda alls 🙁

Hjärnan klarar inte av att tänka på flera saker samtidigt. Jag måste hitta en lösning på detta utan att tvingas ta åt mig färre uppgifter. Mitt mål är att dessa tankar ska komma färre gånger trots att mängden arbetsuppgifter inte minskar utan snarare ökar. Hur ska det gå till?

Följ med mig på en resa mot högre effektivitet.

🙂 Krister

———————————————————————————————————————————————————————

Creative Commons-licens
JKF Time Management av Krister Frost/JKF UTBILDNING är licensierad under en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-IngaBearbetningar 2.5 Sverige licens.
Based on a work at www.jkfblogg.se.

© 2019 Suffusion theme by Sayontan Sinha